Funciones del Departamento de Compras

Recepción de solicitudes de los diferentes Departamentos, Según sus necesidades.-

Procedemos a cotizar los artículos u objetos solicitados, tomando en cuenta los siguientes factores:

• Calidad del Producto
• Precio del Producto
• Urgencia o necesidad de uso
• Disponibilidad de Crédito

3.-Tramitamos al ejecutivo, las respectivas solicitudes de compras a las cuales le anexamos las cotizaciones, para los fines de aprobación y autorización.-

4.-Aprobada y Autorizada la compra, procedemos de la siguiente manera:

• Si la compra es de contado, enviamos el expediente completo(Solicitud-Cotización, Tramitación aprobada por el síndico con solicitud de cheque), al Departamento de finanzas. Confeccionado el cheque por tesorería, a nombre del proveedor , previa revisión por el departamento de auditoria Interna, se procede a realizar la compra.-

• Si la compra es a crédito: procedemos a retirar mediante orden de compra los artículos solicitados y previamente cotizado. En dicha orden se detallan los artículos requeridos, la casas comercial proveedora, departamento y/o persona beneficiaria, firma y sello de la persona autorizada y de la institución.-

5.- Las facturas originales estarán anexadas a las órdenes de compras originales que serán devueltas a la institución por vía del departamento Sindicatura, a final de cada mes, para los fines de pago.-

6.- Todas las copras realizadas se registran en un libro llevado por el departamento de compra, en el cual se anotan: fecha, Nombre del Proveedor, Número de cheque, si es de contado, Número de la orden de compra, si es a crédito y monto de la compra.-

7.- En el Departamento de compras, llevamos un archivo de solicitudes recibidas de los diferentes departamentos, tramitaciones realizadas y órdenes de compras.-